– ¿Qué le pasa a mi empresa doctor? – Nada grave, tiene reunionitis. Reduzca el número de reuniones y su duración

Debe ser un signo de los tiempos. Hay un gran número de reuniones ineficaces e ineficientes, debe de tratarse de una tendencia del mercado. Muchas empresas dicen sufrir inflación de reuniones y todos los consultores lo comentan. Son reuniones variopintas en cuanto a contenidos y asistentes. Son como un brainstorming desestructurado, en el que el resultado final lo tiene que conquistar el más interesado en que se llegue a una serie de conclusiones y objetivos. Las decisiones suelen ser eclécticas: «Juan tiene razón, aunque Pedro también la lleva. Vamos a hacer lo que Juan dice, pero los jueves y viernes haremos lo que Pedro ha comentado».  Las discusiones pueden venir por si usamos tal herramienta o tal otra, más que sobre la estructura del contenido y el logro de los objetivos. El último que hable con asertividad se llevará el gato al agua, rompiendo toda la estrategia que estaba en marcha. Hay roles simpáticos como el que repite lo que ha dicho otro, pero como si se expusiera por primera vez; el que lo discute todo; el que no deja que le caiga ningún trabajo extra y un sinfín de comportamientos populares que hacen inútil la reunión. Aunque lo que se echa de menos de  verdad es que alguien la lidere.

Como guía de las reuniones efectivas, nos hemos permitido recopilar una serie de las mejores prácticas al respecto:

• Convocar las mínimas. No existe ningún método que se llame Dirección por Reuniones (Management By Meetings). Otra cosa en dirigir mediante conversaciones con los profesionales, pero en sesiones individuales
• Debe asistir quién tenga algo que aportar. El resto -si asiste- debe escuchar exclusivamente o responder si son interrogados
• El contenido debe ser planificado y por escrito, que será facilitado a los convocados
• El responsable de la reunión debe ejercer el liderazgo de la misma, otorgando y quitando la palabra, así como dirigiendo el avance de la reunión
• Las intervenciones de los asistentes serán cortas, de dos minutos como máximo
• Al finalizar, se levantará y se leerá un acta, breve y esquematizada, que incluirá las labores a realizar (o de las que se responsabiliza) por cada uno de los presentes. En la siguiente reunión, se comprobará lo realizado. En caso de no haberse realizado lo acordado de forma injustificada, se preguntará al afectado si va a volver a pasar lo mismo. En caso afirmativo se le invitará a dejar la reunión
• Los becarios y Erasmus deben atender y aprender, ya les llegará la hora de demostrar lo que valen después del proceso de aprendizaje
• La duración máxima será de 30 minutos
• Serán como reuniones por Twitter

Los humanos somos así. Nos gusta la relación y estar juntos, es como un juego -con frecuencia- poco operativo. Las reuniones deben ser como aquellas que veíamos en la serie «Canción triste de Hill Street» (Hill Street blues, originalmente) cuando a los policías se les asignaban destinos y zonas a patrullar para el día y sólo exponían verdaderos impedimentos o información de valor, todo ello en 10 minutos. Esa charla corta siempre acababa igual, el sargento les despedía con un: ¡Ah y tened cuidado ahí fuera!

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