¿Por qué el 80% de los informes que se preparan en las empresas no los mira nadie? La gestión efectiva es simple

Que la gestión de las empresas es complicada nadie lo pone en duda. No era así en un inicio, Taylor y los que -piedra a piedra- fueron introduciendo la gestión científica de la empresa a base de desagregar eventos, -al tiempo- se les convirtió en complejidad y ésta introduce una dinámica más difícil de gobernar. El tiempo que lleva la recogida de los datos en las aplicaciones informáticas, el análisis posterior, la compleja toma de decisiones y su ejecución efectiva, tiene una duración excesiva. De la gestión visual inicial queda poco, ahora -con los tabiques- ya no se puede tener una visión de conjunto de la empresa. Conseguir reintegrar los hechos cuesta tiempo y muchos recursos y cuando nos acercamos a la visión de conjunto de lo que ha pasado ya es muy tarde. La cuestión es que poca gente se cuestiona el formato de la gestión actual y no me refiero a los que no la practican, sino a los que la practican ferviéntemente.

La gestión debe ser sencilla (que no es lo mismo que fácil). Cuando se complica en exceso, ya puedes empezar a pensar que te estás equivocando. Conozco algunas empresas que en un alarde de modernidad y comprensión de la necesidad de pasar a la gestión por  procesos, han creado unos procesos inmanejables y encorsetados. ¡Tampoco es eso! Hay que comprender que lo complicado es contrario a lo efectivo y eficiente.

Frecuentemente, cuando observo las aplicaciones informáticas que disponen las empresas, percibo un amasijo de procedimientos que se han dado por buenos en el tiempo y a los que se les ha incorporado la complejidad propia de cada empresa, creando una administración poco ágil que está enfocada a la preparación de informes (para la Hacienda Pública y para la dirección) que retrasa la toma de decisiones hasta el punto de que éstas ya han perdido cierta capacidad de sus posibilidades de mejora cuando se toman.

Creo que sería una buena idea repensar la gestión desde cero. Volver a la gestión visual de los procesos base, realizar el proceso de captura de la información, análisis y reacción casi en el mismo momento, sin tiempos muertos entre estas fases. Me da la impresión que en muchos casos -tal vez en la mayoría- no pasamos de la primera de ellas, la de captura de los datos y sólo reaccionamos cuando ya tenemos la pulmonía encima, cuando el primer estornudo se produjo hace muchos meses.

La gestión clave de la empresa se fundamenta en pocos hechos relevantes y esos deben ser percibidos y atendidos casi en tiempo real. No me refiero a la necesidad de utilizar cuadros de mando, sino en tener claro en lo que éstos deberían basarse de verdad. Los procesos clave son pocos y sencillos. A ellos debemos aplicar nuestra capacidad de análisis y respuesta rápida, el resto es complicación. Si no es así ¿Por qué el 80% de los informes que se preparan en las empresas no los mira nadie? Aunque pueda parecer una contradicción, los sistemas de gestión deberían ser más simples y sin embargo, debería aumentarse el análisis de la información clave y la síntesis del gran volumen de la información restante. Pasemos al siguiente escalón: menos informes y más información  simplificada para analizar, decidir y tomar acción.

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