¿Por qué el 80% de los informes que se preparan en las empresas no los mira nadie? La gestión efectiva es simple

por -roliver TDC

Que la gestión de las empresas es complicada nadie lo pone en duda. No era así en un inicio, Taylor y los que -piedra a piedra- fueron introduciendo la gestión científica de la empresa a base de desagregar eventos, -al tiempo- se les convirtió en complejidad y ésta introduce una dinámica más difícil de gobernar. El tiempo que lleva la recogida de los datos en las aplicaciones informáticas, el análisis posterior, la compleja toma de decisiones y su ejecución efectiva, tiene una duración excesiva. De la gestión visual inicial queda poco, ahora -con los tabiques- ya no se puede tener una visión de conjunto de la empresa. Conseguir reintegrar los hechos cuesta tiempo y muchos recursos y cuando nos acercamos a la visión de conjunto de lo que ha pasado ya es muy tarde. La cuestión es que poca gente se cuestiona el formato de la gestión actual y no me refiero a los que no la practican, sino a los que la practican ferviéntemente.

La gestión debe ser sencilla (que no es lo mismo que fácil). Cuando se complica en exceso, ya puedes empezar a pensar que te estás equivocando. Conozco algunas empresas que en un alarde de modernidad y comprensión de la necesidad de pasar a la gestión por  procesos, han creado unos procesos inmanejables y encorsetados. ¡Tampoco es eso! Hay que comprender que lo complicado es contrario a lo efectivo y eficiente.

Frecuentemente, cuando observo las aplicaciones informáticas que disponen las empresas, percibo un amasijo de procedimientos que se han dado por buenos en el tiempo y a los que se les ha incorporado la complejidad propia de cada empresa, creando una administración poco ágil que está enfocada a la preparación de informes (para la Hacienda Pública y para la dirección) que retrasa la toma de decisiones hasta el punto de que éstas ya han perdido cierta capacidad de sus posibilidades de mejora cuando se toman.

Creo que sería una buena idea repensar la gestión desde cero. Volver a la gestión visual de los procesos base, realizar el proceso de captura de la información, análisis y reacción casi en el mismo momento, sin tiempos muertos entre estas fases. Me da la impresión que en muchos casos -tal vez en la mayoría- no pasamos de la primera de ellas, la de captura de los datos y sólo reaccionamos cuando ya tenemos la pulmonía encima, cuando el primer estornudo se produjo hace muchos meses.

La gestión clave de la empresa se fundamenta en pocos hechos relevantes y esos deben ser percibidos y atendidos casi en tiempo real. No me refiero a la necesidad de utilizar cuadros de mando, sino en tener claro en lo que éstos deberían basarse de verdad. Los procesos clave son pocos y sencillos. A ellos debemos aplicar nuestra capacidad de análisis y respuesta rápida, el resto es complicación. Si no es así ¿Por qué el 80% de los informes que se preparan en las empresas no los mira nadie? Aunque pueda parecer una contradicción, los sistemas de gestión deberían ser más simples y sin embargo, debería aumentarse el análisis de la información clave y la síntesis del gran volumen de la información restante. Pasemos al siguiente escalón: menos informes y más información  simplificada para analizar, decidir y tomar acción.

11 comentarios to “¿Por qué el 80% de los informes que se preparan en las empresas no los mira nadie? La gestión efectiva es simple”

  1. Se suponía que lo complejo (y lo tedioso) era cosa de los sistemas de los que tan orgullosos estamos, de manera que quedara para las personas la parte propiamente humana de comprensión, riesgo, innovación, decisión… pero parece que vivimos el mundo al revés y que los sueños se tornan pesadillas, que lo aburrido, tedioso y complicado queda para los seres humanos (como preparar y leer complicadísimos informes, a euro la palabra en ambos casos) mientras las máquinas parecen destinados a jugar ellas solas al Angry Birds. Posiblemente no sea tan exagerada la cosa, pero por ahí van los tiros de por qué los informes no los mira nadie. El diagnóstico es justamente el que apuntas en tu último párrafo: los procesos clave son pocos y sencillos y a ellos es a los que se debe prestar atención.

    Saludos,

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  2. En mi opinión el diagnostico es correcto: el 80% de los informes no los mira nadie. No estoy tan de acuerdo con la causa, aunque en parte tengas razón…, muchas de las cosas que se hacen en las empresas no tienen que ver con los fundamentos del negocio. Pero hay otro motivo a mi entender: nos hemos acostumbrado a usar las herramientas de toma de decisiones como meras herramientas de visualización; ello implica que cada vez que necesito un análisis pida al área de sistemas un informe con esa información; pasada la necesidad inicial, no vuelve a utilizarlo nadie en la organización.
    El problema es que no utilizamos la tecnología, llamemos de BI, para lo que debiéramos, es decir, para integrar la informaicón y analizar (el propio directivo) lo que necesite en cada momento y, luego, poner en marcha acciones para mejorar el rendimiento de la empresa, etc….
    Hemos olvidado como es el ciclo de vida del proceso de toma de decisiones y nos hemos limitado a “hacer informes”

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    • Bueno, en parte también lo digo en el post. Hace falta más análisis con herramientas sencillas. Aunque en muchas ocasiones se piden informes y desarrollo de aplicaciones, con muchas reuniones para definirlas y no se utilizan posteriormente.

      La propuesta del post es que los sistemas ERP -fundamentalmente- se han complicado mucho sin una gran aportación a cambio. La gestión no son las herramientas. Mezclar sistema BPM y ERP me parece redundante. Yo propugno sistemas sencillos de captura de datos, BPM para el manejo de los procesos clave y sistemas BI para el análisis, llegando más allá de los sistemas OLAP.

      En definitiva, lo que faltan son analistas y/o mejorar el perfil analítico de los directivos. Estamos dentro de un paradigma que nadie cuestiona. Espero que el Cloud Computing aclare el tema y nos devuelva a lo simple y efectivo.

      No estamos lejos.
      Saludos y gracias por comentar
      Rafael

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  3. Estoy completamente de acuerdo, los sistemas tienden a un incremento de entropia y el analisis incorrecto de este proceso, o bien las ganas de estar en todos lados conllevan una excesiva complicacion de la gestion que conlleva a la dispersion y la caida en la eficiencia…es una lei de la fisica (termodinamica) que se cumple tambien en las organizaciones humanas. Contra elo para mi solo hay liderazgo efetivo y empowerment responsable.

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  4. Estimados,el articulo deja entrever que las aplicaciones que utilizan las empresas o esa empresa? son complicados y su llenado es complejo,tedioso,lleva tiempo que se podrìa utilizar en otro tipo de anàlisis.No serà que quien hizo las aplicaciones o aplicativos,no era una persona pràctica o solo estaba detràs de un escritorio o de su computadora y no pensaba en el sistema de toma de decisiones?habrá que estudiar algo más en las organizaciones para que el propio software no las haga más complicadas? Habrá que repasar a Simon.-Gracias, José

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    • José, habrá de todo, pero la mayoría de los informes se han preparado por demanda de los directivos que -por cierto- también pueden estar detrás de una mesa sin pensar en el proceso d etoma de decisiones.

      Saludos y gracias por comentar,
      Rafael

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  5. Qué se puede añadir…que tienes má razón que un santo! Todos conocemos aquello del “analisis/parálisis”, peor lo peor de todo es que en muchas compañías, aun a sabiendas del error de su sistema, se retroalimentan pensando que tras semejantes inversiones en sistemas de última generación cualquiera reconoce que terminan suponiendo un freno para la proactvidad de la decisiones.
    un saludo – Roberto

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    • Roberto, es cierto, el haber acometido una inversión hace que se lleve adelante cueste lo que cueste (más gasto) aunque sea inútil. Por otra parte, el analizar cuesta un esfuerzo que consideran muy alto. ¿Valdría la pena hacer un buen análisis al inicio y ponerlo a funcionar para que nos avisara automáticamente cuando nos salimos de rango y que nos permitiera reaccionar a tiempo sin más rollos ni reuniones?
      Ahí te queda la pregunta.
      Saludos y gracias por tu comentario,
      Rafael

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  6. Hola Rafael. Dices en tu artículo que los procesos son pocos y sencillos, y sobre ellos debemos aplicar nuestra capacidad de análisis. Concretando un poco ¿cuáles son para ti estos procesos o que informes deberían ser los más importantes en una empresa?.

    Por otro lado, debemos reconocer que los ERP y los BI en general son buenos y con capacidad de personalización. El problema en la Pyme (es decir, la mayoría de la empresas en España), y es que para su funcionamiento es importante la implicación directa del responsable, pero este no entiende de tecnología, ni le gusta y, reconozcamos que debe dedicarse mucho tiempo a esto cuando realmente, tienen la cabeza en diez sitios a la vez. No olvidemos que en la Pyme un director debe ser Superman. Pero es curioso, me recuerda al mundo deportivo donde la gente de pierde con ritmos medios, pulsaciones, altitud, distancia… pero sin tener una programación adecuada.

    Quizás la solución sea la consultoría tecnológica y estratégica en este sentido, con la base de conocer bien el software correspondiente.

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    • José Pedro, cada negocio tiene los suyos, pero son la esencia del negocio. Como un buen cuadro de mando, si te salen más de 10 ó 12 es que te has equivocado (idealmente 5 ó 7). Hay que diseccionar la empresa para comprobar su esqueleto. Lógicamente no es lo mismo una fábrica que una empresa de servicios, pero más allá de lo que pueda contener una sola hoja de papel ya es demasiado. El golpe de vista debe ser el hecho necesario para saber el estado del negocio y a partir de ahí profundizar en aquello que esté fuera de rango. La clave es tener bien determinados los objetivos, partiendo de la misma esencia de la empresa. Los bancos se dedican a conseguir dinero lo más barato posible y colocarlo al precio más alto posible considerando la seguridad y plazo. A partir de ahí se pueden elaborar informes básicos que pueden dar entrada a informes más profundos para un departamentos concreto o actividad, pero el supremo estará con un informe de una hoja.
      Saludos y gracias por comentar,
      Rafael
      P.D. la semana que viene: ¿Cómo hacer la selección de vendedores?

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