En el progreso que las empresas están haciendo hacia la madurez analítica y la dirección guiada por datos, estamos superando la fase de pronóstico y predicción para entrar en la última fase: la optimización. Huelga comentar que hay empresas que todavía están en la fase de los informes y otras -pequeñas normalmente- que está centradas en su día a día operativo y que casi siguen el criterio de caja. Son casos diferentes e incomparables. Para aquellas compañías con recursos suficientes que fueron entrando poco a poco en el proceso de madurez comentado, dejando atrás la gestión por informes y utilizando la estadística para avanzar en la mejora y, que posteriormente, abrazaron los pronósticos -y en algunos casos las predicciones avanzadas- como paso siguiente al forecasting tradicional. Ahora, se plantean -por necesidad- avanzar en el siguiente escalón: la optimización.
Esta es la escala que Davenport y Harris establecieron como rutas competitivas imprescindibles, sin las cuales, las empresas estaban abocadas a funcionar a rebufo de las grandes y sin control de su negocio, ya estemos hablando de las ventas/demanda, de sus inventarios, de su producción, de sus entregas, etcétera.
Si las fases anteriores respondían a las preguntas:
- ¿Qué ha pasado?
- ¿Cuántos, con qué frecuencia, dónde… pasa?
- ¿Cuál es el problema?
- ¿Qué acciones debería realizar?
- ¿Por qué ha sucedido?
- ¿Cuál de esas tendencias va a continuar?
- ¿Qué sucederá después según el histórico y otras variables prescriptoras, tanto internas como externas?
Ahora viene la pregunta clave: ¿Qué es lo mejor que puedo hacer? Y las respuestas distribuidas por todos los puntos clave de la empresa. Entonces, ¿a qué llamamos optimización? A las decisiones guiadas por los sistemas informáticos que han calculado los conjuntos óptimos de decisiones respecto a distintos temas de la empresa y que permiten añadir a nuestra decisión -por ejemplo- un tratamiento especial a un cliente, pero que nos informan del coste de esa decisión y cómo afectará al resto de subsistemas, aunque la última palabra será la nuestra.
Las áreas que requieren ser optimizadas son: las compras, los inventarios, la producción, las ventas, los precios, el transporte de entregas, los recursos humanos y cualquier otro punto en la empresa que esté en medio del proceso fundamental.
Por supuesto, la optimización aporta fluidez, como decía un directivo que conocí: «Sin atracones, comiendo poco varias veces al día» y todo ellos de forma reproducible y predecible. Esa es la empresa escalable que se está construyendo en estos momentos y que están usando las aplicaciones de SCM, gestión de la producción, pricing, optimización de rutas, etcétera. La optimización no es un concepto reciente, ni mucho menos, sólo faltaban las aplicaciones que asisten a su implementación y, ya las tenemos disponibles desde hace algunos años.
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