Posts tagged ‘Gestión del tiempo’

19 noviembre 2012

Los destrozadores de agendas perjudican la productividad de todos

por -roliver TDC

Los italianos llaman mezzo apuntamento a las citas informales, ¡vaya! Que igual van que no van, pero que ambas partes tienen la libertad de no respetar la cita. Es un “igual me acerco”. En la actualidad, hay muchas citas que -sin llegar al mezzo apuntamento– no son respetadas, provocando una alteración de un montón de agendas en un efecto dominó.

Diez minutos antes de una cita te llaman para pasar a otro día la cita. En otros casos te piden tus días disponibles y tardan semana y media en responderte, con lo que has estado parado o ya puedes empezar a cambiar tu agenda y la de los que habían cerrado contigo reuniones. Hay más posibilidades, como las reuniones de varios asistentes, pero que finalmente no acuden algunos que -además- son los más importantes, teniendo que volver a celebrar la reunión.

Estas buenas prácticas que van mezcladas con la formalidad y la seriedad ¡Vamos, con la educación que viene de casa! Son muy importantes. La innovación y la proximidad al caos actual no debe significar que no debamos tener una serie de reglas de actuación. En caso contrario todos perdemos mucho tiempo, que vale tanto dinero como el de los que cambian ligeramente su agenda y la de los demás.

Todavía es más grave cuando tiene que desplazarte fuera de tu ciudad. En algunas ocasiones he ido a Madrid a realizar una visita de prospección y dejamos de confirmar la visita puesto que dábamos muchas facilidades para el cambio de fecha (y ya teníamos los billetes). Al llegar al lugar, el directivo en cuestión no estaba, todavía hay mucha gente que no utiliza agenda aunque parezca mentira, sobre todo en departamentos técnicos. Después de la decepción y de pensar cómo aprovechar el día en Madrid (laboralmente hablando), vuelves a pensar cuando puedes quedar nuevamente con ese profesional, pero una nueva decepción te está esperando. Al sujeto en cuestión le da vergüenza ponerse al teléfono y no está para los restos. Es decir, encima que te deja colgado, no te llama para disculparse y renovar la cita, sino que no quiere ponerse al teléfono ¡Grandioso!

El objetivo de este post es hacer ver a los profesionales que sufren de agenda dinámica que recuperen el orden, que cada cambio supone una cadena de cambios de agendas en sus contactos y que todos estamos para aprovechar el tiempo. Lógicamente, siempre hay verdaderos problemas que por causa mayor obligan a cambios, pero eso es otra cosa.

18 enero 2012

Planificación y ejecución de las tareas diarias con ayuda del sistema GTD

por -roliver TDC

Desde hace mucho tiempo los sistemas de gestión de tareas, gestión del tiempo o los mil nombres que reciben están en auge. Sin duda el rey de todos los sistemas en la actualidad  es el GTD, el sistema de David Allen que -desde hace años- estructuró y sistematizó un método derivado de otras técnicas ya existentes. En estos momentos, con la generalización de los smartphones y otros mecanismos móviles, facilitan la labor y seguimiento de la planificación. El método GTD tiene múltiples aplicaciones software, incluso se puede utilizar basándose en el correo electrónico. Entonces, si es un buen sistema y tiene infinidad de software que facilita su implantación y uso, ¿en qué falla?, en nada, el sistema siempre cumple, los que no cumplimos somos nosotros. Este es el problema, le hacemos trampas al método, sin darnos cuenta que nos las hacemos a nosotros mismos. Aunque siempre aguantamos una semana, en ese periodo le perdemos el respeto al sistema. El GTD es simple, operativo y efectivo, pero requiere contar con nuestro compromiso, con una gran autodisciplina que venza a la procrastinación. No es fácil, otra vez nos encontramos con el problema de falta de motivación y el aburrimiento laboral.

Las claves de la planificación y ejecución de las tareas son varias: conocer cual es el objetivo que deseamos conseguir, estructurar las tareas que necesitamos realizar para conseguirlos y ejecutarlas fiel e irremediablemente. La trampa principal que está esperándonos es: ir a la oficina esperando que el magma nos arrastre, acabaremos muy cansados y no habremos avanzado nada. Tenemos que ser proactivos, tenemos que buscar el objetivo, si vas a la oficina sin saber lo que vas a hacer, ya has hecho tarde…el magma te atrapará, lleno de problemas y complicaciones.

Son muchos profesionales los que se inician el uso del GTD, al principio les hace ilusión: introducir las tareas, ir ejecutando las tareas, replanificando las que no se han podido hacer, quitarse las minitareas de encima…pero la ilusión se acaba y un cambio se hace necesario, dejar la disciplina del sistema y volver a ser arrastrados por el magma.

Hay un único sistema infalible que siempre, es un motor que -aunque cada vez  es más escaso- nos asegurará la realización de las tareas adecuadas, con o sin GTD: la voluntad.

11 octubre 2011

Management: ¡gestióname despacio que tengo prisa!

por -roliver TDC

He de reconocer que también me encontré entre sus proclamadores o inductores, todo debía ser deprisa y en multitarea, tal vez influido por mi carácter, pero siempre hay tiempo para reconocer los errores y pasar a un tempo que permite el análisis correcto de la situación y la acción adecuada.

En las épocas profesionales que solía ir a Murcia habitualmente, todavía con la autopista Valencia-Alicante no completada, el viaje se hacía una eternidad, lo que aprovechaba para ir pensando y visualizando las entrevistas y los fundamentos en los que me iba a basar y otros pensamientos que me hacían llegar relajado y preparado para la acción. Con el mismo significado Toffler, comentó su velocidad del carro hacia el horizonte. Al completar la autopista y autovía hasta Murcia, con un ahorro aproximado de una hora de viaje, lo aprovechaba para visitar más, no mejor, que debía haber sido el objetivo, pero así era. La productividad mal entendida me hacía creer que, a más visitas aumentaba mi eficiencia, sin comprender que ésta, dependía más de mi efectividad (es que a los 25, sabes lo que sabes…), luego ese tiempo debía haberlo dedicado a mejorar todavía más las visitas. El estrés, el móvil incesante, las mil tareas pendientes, el escaso análisis, la acción alocada, las mil interrupciones, las microvisitas, etc., nos han llevado a una baja efectividad y lo que es peor, a un sin vivir absurdo que –finalmente- perjudica a la empresa y sus resultados. No propongo reducir la actividad, sino analizar y realizar la necesaria, así se asegura la efectividad y por tanto, la eficiencia final. La cantidad de actividad vendrá determinada por nuestro ratio de éxito, que será la tasa a mejorar, siempre reconociendo que hay unos niveles mínimos de acción, por debajo de los cuales no se consigue ni efectividad ni eficiencia.

Eliyahu Goldratt con su Teoría de las restricciones, nos mostró que correr más no es eficaz si no mantenemos todos a la misma velocidad. Lo vemos con las colas que se crean en las entradas de las ciudades, por el simple hecho de ir a tirones y no mantener todos, una velocidad menor constante. Ya nadie lee una carta o e-mail hasta el final, con el primer párrafo ya vale. “Corta el rollo y ves al grano” se oye frecuentemente, “hazme un resumen esquematizado”, me decía un colaborador, que se quedaba en nada, por la pérdida de los detalles. El Powerpoint sustituye a los textos explicativos. Se venden más libros pero de menos autores. En definitiva, un mal camino.

Pero lo peor, es que nuestro cerebro no está preparado para esa velocidad y se resiente, somatizando la situación con claro perjuicio de nuestra salud y de forma irremediable en la mayoría de las ocasiones. Los japoneses llaman Karoshi a ese efecto que frecuentemente lleva hasta la muerte por una excesivo ajetreo en la vida diaria. La creatividad y la innovación requieren un tiempo, sin pausas, pero sin prisas. Si se impone esta vida de prisa, urgencia, de varias tareas a la vez, etc., lo que se consigue es un ejército de zombies realizando acciones por realizar, sin saber el estado en que se encuentran. Ese tempo -que aparentemente se pierde- se puede recuperar con ciertos esprints, pero entremezclados con momentos de análisis, como ya hemos comentado en otros posts dedicados a la gestión del tiempo moderna  (Primera parte y segunda parte). Estas sugerencias no son sólo para los profesionales más enfocados a la acción, sino fundamentalmente para managers, cuya función base es el análisis y la orientación a los  -por ellos- gestionados. Cuando veo a managers en una vorágine continua, tengo claro que no están desarrollando su función analítica y eso lo paga su empresa, por mucha acción que desarrolle. Algunos directores comerciales, no se percatan que ya no son vendedores y les faltan habilidades para ejecutar su nuevo cometido, encontrando su nueva voz. No por mucho madrugar, amanece más temprano…

Hay síntomas claros, dentro de algunos años, nadie recordará ninguna canción ni película de este tiempo líquido, en parte por la urgencia exagerada y el “lo quiero ya”. Una última pregunta reflexiva, ¿por qué los españoles somos los que más tiempo estamos en la oficina y los menos productivos?

26 septiembre 2011

La nueva gestión del tiempo (Segunda parte)

por -roliver TDC

Hace unos meses, publicamos otra entrada sobre el tema de la nueva gestión del tiempo. Ahora queremos seguir aquellas líneas y comentar los últimos avances de la gestión del tiempo moderna, ya saben que, en este tema, siempre me refiero a la productividad que interesa a ambas partes, si sólo interesa a una parte, ni habrá productividad ni siquiera eficacia, hablando más claro, de lo que escribo es para ser más efectivo en el mismo tiempo, no para hacer más horas ni para hacer más cosas en el mismo tiempo.

Cuando queremos hacer una tarea, cuando nos gusta y disfrutamos haciéndola, no miramos el reloj y siempre nos sorprendemos cómo han pasado las horas, es el fluir. Los expertos saben ahora que, funcionar ocho horas seguidas siendo eficaces y eficientes no es difícil, es simplemente imposible. En sus estudios han comprobado que, mezclar las horas de trabajo con las horas no laborales es lo más productivo y agradable para el que lo hace (es evidente que no hablo de ambientes industriales), se trata de entremezclar actividades personales con laborales, alterando el horario habitual de las ocho horas. Otra novedad sería la de trabajar por esprints, otra técnica que añade una gran mejora, se trataría de tener momentos de alta actividad con momentos más reflexivos, midiendo -lógicamente- los plazos de entrega. Me comentaba un diseñador prestigioso que, independientemente que vayan pensando y visualizando durante todo el periodo de realización de los trabajos, los periodos de esprints más cercanos a las fechas de entrega son altamente productivos (fruto de una gran eficacia. Aumento del numerador del ratio de productividad) y consiguen una mayor calidad de los mismos. Esa ligera tensión, siempre ha funcionado bien. No se trata de aquel comportamiento procrastinador de “dejarlo todo para el final”, este es un proceso con similitudes, pero que planifica y mide bien los tiempos, pero con momentos de mucha actividad mezclados con momentos de mayor relajamiento.

Por último, quisiera comentar, una aportación algo más discutible, pero digna de atención. Hay autores que se manifiestan claramente a favor de la procrastinación responsable, es decir de una dedicación al análisis y la contemplación, como forma de ir más al grano cuando llegue el momento operativo, el momento de realizar las tareas. Valga este ejemplo, hay empresas desarrolladoras de software que dedican mucho tiempo a la programación y un tiempo menor al análisis (con frecuencia porque no consiguen que los Clientes lo paguen), hay otras que invierten los tiempos, mucho análisis y menos programación. El tiempo toral de las segundas siempre es menor y los Clientes acaban más satisfechos.

Un ruego, no contraten cursos obsoletos de gestión del tiempo (colillas del tiempo, ladrones del tiempo y demás ideas obsoletas) que el mundo ha cambiado y la forma de trabajar lo va a hacer más todavía.

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